Timesheet: Challenges And Strategies For Managers
La feuille de temps est un outil clé en termes de gestion de projets, puisqu’elle facilite la gestion du temps, un élément essentiel dans toutes les entreprises.
Il est important d’être en mesure d’effectuer le suivi du temps que les employés consacrent au travail, ainsi que les heures facturables allouées aux tâches et autres activités. Cela permet de s’assurer que le travail est bel et bien effectué, que les employés sont productifs et de suivre la rentabilité des projets.
While not always easy to manage, there are several strategies managers should know about to optimize timesheet management.
The Importance Of The Timesheet In Project Management
Time tracking is an integral part of managing any project. It provides managers with an accurate picture of time spent on tasks and projects. It is this portrait that makes it possible to plan and allocate the necessary resources for the accomplishment of said projects and tasks.
Sans feuille de temps, il serait difficile de suivre les progrès, de fixer des délais et de maintenir la responsabilité des employés ou des collaborateurs impliqués dans un projet. La feuille de temps permet également d’analyser le temps réel alloué à certaines tâches. Cela permet aux responsables d’identifier les domaines dans lesquels le temps aurait pu être mieux géré.
Keeping Track of Time Brings Many Advantages
Here are the main advantages that time tracking can bring:
- Better time management;
- Improved team collaboration;
- Efficacité accrue dans l’accomplissement des tâches ;
- More accurate budget forecasting and invoicing;
- Visibilité accrue sur l’allocation de temps et l’avancement des projets ;
- Simplified communication between employees and managers;
- Better identification of the areas to improve or optimize;
- Suivi plus facile des coûts de main-d’œuvre.
Ça, c’est à condition que les employés complètent leurs feuilles de temps !
Timesheet Management, An Irritant For Managers
With approving, collecting et les employés qui oublient de soumettre leurs heures, il s’agit d’une gestion qui peut être frustrante pour les gestionnaires.
C’est souvent en raison du processus de saisie et d’ajustement fastidieux ; sans parler de la vérification de l’exactitude de chaque feuille de temps.
C’est pourtant un mal nécessaire, puisqu’en l’absence d’un suivi efficace du temps, il est impossible pour les gestionnaires de prévoir avec précision les délais et les coûts associés à leurs projets. Ce qui pourrait avoir comme résultats des livraisons tardives, des pertes de profits, des délais non respectés et des frustrations au sein des équipes.
Our Management Software Can Help You
Abak simplifie le processus de gestion de temps en permettant la gestion des feuilles de temps, en ligne, par le biais d’une interface intuitive.
Time management and tracking finally becomes simpler and more efficient. Overtime is better tracked and leave management is easier.
Our timesheet management software also provides managers with a management solution that greatly facilitates the process. Thanks to the latter, they get an overview of the real time spent on the project. They can also proceed to the creation of useful reports for their project management.
A Solution Designed for your Teams
Cette application est si facile à utiliser qu’elle permet même aux employés de gérer eux-mêmes leurs vacances et leurs jours de maladie, sans impliquer les ressources humaines. Il n’y a donc plus de surprises au moment de la paie, car il est facile pour chacun de consulter ses heures de maladie, ses jours de vacances et ses congés accumulés.
At Abak, time bank management is an aspect to which each client has access. If you want to know more about this feature, don’t wait and contact us today!
Five Ways to Motivate Your Employees To Their Timesheets
Si vous faites partie des gestionnaires qui peinez à faire compléter les feuilles de temps par vos employés, sachez qu’il y des solutions! Avant tout, assurez-vous que les éléments suivants sont respectés :
- Entering working hours should be as easy and intuitive as possible – using software like Abak can help with that;
- Your employees should be able to easily view their working hours, as well as those they have entered in their timesheet;
- Time entry should be flexible, as employees may express different needs;
- Employees should receive training teaching them how to complete their timesheets correctly – this is also the time to explain to them why this is so important;
- Reminders should be sent to your employees so that they do not forget to enter their hours.
If everything is in place and managing timesheets remains difficult, there are other tips that could help you encourage your team members to track their time productively.
1. The Hard Line
Bien qu’elle puisse être la méthode la plus efficace dans certains cas, l’approche stricte de la gestion du temps peut également susciter du ressentiment de la part de vos employés. Ceux-ci peuvent avoir l’impression d’être trop surveillés ou de faire l’objet d’une micro-gestion. Cette approche peut parfois entraîner un manque d’autonomie et de confiance.
2. Positive Reinforcement
Le renforcement positif est une technique de gestion du temps qui récompense les employés qui remplissent leurs feuilles de temps correctement. Il peut s’agir d’un compliment verbal ou de récompenses plus tangibles, telles que des cartes-cadeaux. Grâce à cette approche, les membres de l’équipe éprouvent un sentiment de satisfaction à soumettre une feuille de temps conforme. Cependant, des coûts sont à prendre en compte si vous choisissez certains types de récompenses.
3. The Pain in the Neck
Cette approche est similaire à la ligne dure, mais avec une touche plus douce. Elle consiste à rappeler aux membres de l’équipe leurs obligations d’une manière plus douce. Cela peut se faire en leur envoyant des courriels, ou en laissant de petits messages sur leur bureau. L’objectif est de leur rappeler leurs responsabilités en matière de feuilles de temps, sans être trop punitif.
4. The Play
Une approche de la gestion du temps observée dans quelques organisations consiste à offrir un prix pour la première feuille de présence soumise chaque semaine. Si cette tactique peut s’avérer efficace pour motiver certains employés, elle présente quelques inconvénients à ne pas négliger.
Le principal problème de cette approche est qu’elle encourage la soumission des feuilles de temps comme un jeu. Certains employés peuvent alors soumettre une feuille de temps inexacte avec comme seul but de « gagner » le prix.
5. Social Pressure
To encourage time management, it can be helpful to create a sense of responsibility among team members.
Lorsqu’une équipe soumet ses feuilles de temps, il doit s’agir d’un effort collectif. Chaque membre de l’équipe est responsable de soumettre sa feuille de temps et de s’assurer de son exactitude.
L’un des principaux inconvénients à l’utilisation de cette approche est qu’elle peut devenir une source de conflits. Si un membre de l’équipe refuse de participer, il risque d’être mis à l’écart et cela peut entraîner du ressentiment.
